Systèmes d'information dans l'Asset Management

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Qu'est-ce qu'un Asset manager
Organisation d'un Asset manager
Les systèmes d'information dans l'Asset Management

Les systèmes d'informations sont devenus prépondérants dans le métier de l'Asset Management. Ils sont d'ailleurs souvent le deuxième poste budgétaire (Informatique + Flux Financiers) après les salaires.

Pourquoi une telle importance

De nombreuses raisons expliquent cette place prise par l'informatique, voici les principales :

Course à la taille critique

Comme dans tous les secteurs la course à la taille critique est un des leïtmotiv dans l'Asset Management. Croissance externe avec synergies ou croissance interne avec de toute manière des économies d'échelles. Dans tous les cas, la volumétrie des opérations à traiter devient de plus en plus importante : plusieurs millions d'opérations par an chez un gros Asset Manager.

L'automatisation maximum de ces traitements est devenue impérative. Tout ce qui mérite d'être automatisé doit l'être.

Maîtrise et suivi des risques

Avoir des équipes qualifiées capables de gérer des portefeuilles avec de bonnes performances c'est bien. Ne pas gâcher ces résultats par une ou des erreurs voire des malveillances c'est encore mieux. Cela implique la mise en place des systèmes de suivi des risques opérationnels et des risques de marchés. En termes informatiques, il faut limiter l'intervention humaine en automatisant le maximum de tâches, suivre qui a fait quoi (avoir une piste d'audit) dans les systèmes et savoir à tout moment quels sont les risques financiers encourus et comment ils évolueraient en fonction de l'évolution plus ou moins brutale des marchés.

Rapidité des marchés financiers

Dans les dernières années, un besoin de traitement de plus en plus rapide des opérations est apparu. Trois jours pour dénouer une opération n'est plus acceptable, là aussi pour une question de risques. D'ici peu toute opération devra être réglée et livrée à J+1 de son exécution. Sachant que cela implique Front, Middle et Back Office de l'Asset Manager mais aussi le Broker et le Dépositaire, on imagine aisément le rôle primordial de l'automatisation d'un maximum de tâches (enrichissement d'informations, flux, rapprochements).

Nouveaux produits

De nouveaux produits nécessitant de nombreuses opérations simultanées et liées tels les Trackers (réplication exacte d'un indice et donc 40 achats simultanés pour le CAC40), les fonds d'arbitrage (vente et achat simultanés), et bien d'autres ont rendu obligatoire la mise en place d'automates de traitement des opérations. Ces nouveaux types de fonds n'ont pu voir le jour que grâce aux nouveaux systèmes d'information.

Projets structurants

Concrètement, les Asset Managers se sont lancés dans plusieurs énormes chantiers informatiques pour répondre aux besoins énoncés ci-dessus. La plupart de ces chantiers sont toujours en cours même s'ils sont plutôt au stade de maintenance évolutive que de développement. Leur réussite nécessite une très forte implication des métiers concernés et souvent des réorganisations ce qui explique que les Systèmes d'Informations soient très liés aux services Organisation et Conduite du Changement. Le succès de ces projets n'est possible que par une forte volonté de la direction, la présence des moyens financiers et la mise en place d'équipes soudées comprenant :

Des utilisateurs finaux qui exprimeront leur besoins

Une maîtrise d'ouvrage qui rationalisera, synthétisera et exprimera ces besoins à travers un cahier des charges compréhensible par un service informatique interne ou par un fournisseur externe. Cette maîtrise d'ouvrage sera également garante de la conformité de ce qui sera produit par rapport aux besoins utilisateurs (phase de recette).

Une maîtrise d'œuvre interne ou des fournisseurs informatiques capables de comprendre les besoins exprimés par la maîtrise d'ouvrage et de réaliser dans les meilleurs délais et avec les solutions techniques les plus adaptées (rapidité de développement, facilité et coût de maintenance, …) les outils spécifiés.

Un service Organisation et/ou Conduite du Changement capable d'évaluer l'impact des nouveaux systèmes sur les métiers concernés. Capable de prévoir les suppressions, évolutions, reconversions, création de postes nécessaires et de communiquer au mieux pour que tout cela soit fait au court de la vie du projet. La nouvelle organisation doit être prête lors de la livraison finale du projet.

Les principaux grands projets structurants sont détaillés ci-dessous.

Référentiels

Tout projet, de quelque importance qu'il soit, ne pourra fonctionner que s'il a de bonnes données en entrée. Ces données sont stockées dans des Référentiels . La qualité d'un référentiel tient à la qualité de ses données (sources, fréquence de mise à jour, …) mais aussi à sa facilité d'interrogation et à son évolutivité.

Référentiel Valeurs : contient toutes les Titres et Contrats négociables par les gérants dans les systèmes. Dans la théorie aucun produit financier ne peut être négocié par un Asset Manager s'il n'existe pas dans son Référentiel Valeurs. Un gros Asset Manager aura un Référentiel contenant plus de 5000 Titres et largement autant de contrats.
Pour chaque Titre le nombre d'informations le caractérisant est très important. Il y a des données statiques (qui restent identiques durant toute la vie du Titre) et les données dynamiques (qui elles évoluent quotidiennement). Ces informations sont alimentées automatiquement chaque jour (voire plusieurs fois par jour voire en temps réel) par des flux d'information provenant des diffuseurs d'informations financières tels Reuters, Bloomberg, Fininfo et autres.

Référentiel Tiers : contient les caractéristiques de tous les Tiers avec qui l'Asset Manager est amené à être en relation côté opérations (Brokers, Dépositaires)

Référentiel Produit : Dernier né des référentiels, il regroupe toutes les caractéristiques des fonds de l'Asset Manager. Sa vocation est plus commerciale, marketing et statistique.

Remarque : Parler d'un Référentiel Valeurs est utopique, il y en a souvent plusieurs pour ne pas dire un par application. La question d'avoir un Référentiel Maître alimentant des référentiels esclaves plutôt que d'avoir des référentiels alimentés en parallèle et ensuite simplement rapprochés a été soulevée par tout le monde. Bien que plus fiable la première solution n'a été retenue que par très peu d'Asset Managers car très lourde à mettre en place.

Straight Through Processing (STP) … et EAI

Le STP est certainement le plus gros projet informatique d'un Asset Manager.

Depuis des années, des outils Front Office, Middle Office et de Valorisation existent et sont plus ou mois (mais plutôt moins) interfacés. Le STP consiste à automatiser le maximum, voire l'ensemble, de la chaîne de traitement des opérations du passage des ordres par les gérants à leur comptabilisation dans les portefeuilles associés. Le STP « interne » interface les outils Front, Middle et Back de l'Asset Manager. Le STP « externe » automatise également les échanges avec les intervenants externes , Brokers et Dépositaires. L'intervention humaine doit être réduite à son strict minimum. Dans la théorie une seule saisie est faite et ensuite seuls quelques rajouts et validations manuels sont nécessaires tout le reste étant automatique.

Cette automatisation n'est rendue possible dans de bonnes conditions qu'en s'appuyant sur un EAI puissant gérant toutes ces interfaces. Les EAI (Enterprise Applications Integration) sont des outils spécialement conçus pour interfacer des applications, en temps réel ou en Batch, tout en pouvant enrichir, transcoder, transformer, … les données échangées.

Les outils suivants doivent être totalement interfacés entre eux et avec les référentiels pour avoir du « Full STP ».

Outils Front Office :

OMS (Orders Management System)

Passage d'ordres du gérant vers la table de négociation avec possibilité à tout moment de suivre l'état de l'ordre (en attente, exécuté partiellement, totalement exécuté). Génération d'ordres automatiques pour les portefeuilles indiciels, du rebalancement d'indice, des trackers, …
Envoi des ordres vers les Brokers et réception des exécutions . Des protocoles de passage et de réponse d'ordres électroniques sont de plus en plus utilisés. Ils sont souvent spécialisés sur des types de produits et des zones géographiques (FIX pour les actions hors Asie, …). Ce passage d'ordres électronique permet en plus de sa rapidité une première sécurité : être sûr que les caractéristiques de l'ordre sont bien les mêmes chez l'Asset Manager et chez son Broker (plus de risques d'un achat interprété comme une vente).

Serveur de contraintes

Avant tout passage d'ordre, les contraintes réglementaires et les contraintes de gestion doivent être vérifiées. Ces contraintes Pré-Trade doivent théoriquement être bloquantes et empêcher tout passage d'ordre les enfreignant. Des exemples de contraintes sont : types d'instruments interdits, encours par type d'instrument à ne pas dépasser, … Un serveur de contraintes doit finalement savoir gérer en temps réel plusieurs milliers de contraintes pour un gros Asset Manager.

Outil Middle Office :

PMS (Portfolios Management System)

Règlement Livraison des opérations . Cette fonction n'est pas réellement couverte jusqu'à son terme par le Middle Office, il ne fait que la préparer en enrichissant les opérations de toutes les instructions de R/L nécessaires. Cet enrichissement et l'envoi de ces informations au Broker et Dépositaire doivent être automatiques ne nécessitant au maximum qu'une validation des personnes du Middle Office.

Suivi des Positions . La tenue des positions de tous les portefeuilles est automatique avec prise en charge des nouvelles opérations mais aussi automatisation maximum du traitement des OST et du calcul de la Trésorerie Prévisionnelle.

Réconciliation

Rapprochement des opérations et des positions . Le rapprochement des caractéristiques complètes (IRL et frais compris) des opérations doit être fait e entre les Middle Offices de l'Asset Manager et du Broker. Des outils automatiques (Global Oasys, Alert, CTM) existent et doivent être interfacés dans les systèmes. Un rapprochement en interne doit aussi être fait entre le Middle et le Back Office mais cette fois le plus souvent uniquement sur les positions.

Outil Back Office : Valorisation

La vocation première voire unique d'un outil Back Office et est la Valorisation de chaque portefeuille . Pour cela lui aussi doit être capable d'impacter les portefeuilles des OST, de connaître les S/R et de calculer la Trésorerie Prévisionnelle , ces données étant rarement transmises par l'outil Middle Office. Une fois cela maîtrisé il faut surtout que l'outil Back Office soit capable de valoriser chaque ligne de chaque portefeuille.

Les Risques

Risques Opérationnels

A tout seigneur tout honneur, parlons du BCP ou plan de continuité ou plan de secours. Il a été très en vogue avant les passages à l'an 2000 et à l'euro. Il a consisté à répliquer en plus petit l'intégralité du système d'information de la société pour permettre une « continuité » de l'activité en cas de catastrophe majeure. Aujourd'hui pratiquement tous les Asset Managers ont leur plan de continuité et il n'y a plus trop de travail autour de ce sujet.

D'autres risques opérationnels doivent être suivis pour être en conformité avec telle ou telle réglementation. Citons par exemple Sarbanes Oxley ou Bale II. Des progiciels existent mais les développements internes sont encore fréquents sur ces sujets.

Risques de Marchés

Savoir comment évoluerait son portefeuille en cas de décalage des marchés est depuis longtemps un souci des Asset Managers. Des progiciels spécialisés existent, ils doivent être interfacés avec les PMS ou les outils de Valorisations pour avoir tout leur sens.

Reporting / Mesure de Performance … Dataware

Véritable vitrine des portefeuilles d'un Asset Manager, le service Reporting a dû se doter de systèmes informatiques souvent assez lourds pour répondre en temps et en heure à la production de tous les documents qui lui sont demandés.

Le Reporting doit pour chaque fonds créer des documents présentant ses performances sur des périodes de temps variables, les comparer à son indice, éventuellement les comparer à celles d'autres fonds. Il doit également pouvoir donner la performance répartie par poche s d'actifs, secteurs d'activités et ce selon la finesse d'information attendue par le client.

De plus la fréquence de publication de ces documents est le plus souvent quotidienne.

Tout cela ne peut se faire qu'avec un système performant ayant déjà en partie retraité les données des portefeuilles et de leurs benchmarks. La création d'un DataWare a souvent été la solution, lié à des alimentations automatiques incluant les calculs de performances.

Les progiciels spécialisés

Un des impératifs des progiciels spécialisés dans l'Asset Management est d'être capable de traiter tous les types de produits pouvant entrer dans la composition d'un portefeuille, ce qui quelque part veut dire tous les types de produits un point c'est tout. Le périmètre de produits financiers à traiter est donc très vaste. Le revers de la médaille est qu'ils ne peuvent être aussi pointus sur le traitement d'un produit précis qu'un progiciel qui serait dédié à ce produit.

Les progiciels peuvent globalement se regrouper selon leur couverture métier (aucun n'étant un Front To Back intégré). Voici quelques exemples :

Front Office : Sophis
Front et Middle Office : Décalog
Back Office : Global Portfolio
Risques de Marchés : Panorama
Reporting : Bi-sam
EAI : Datastage TX

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