La Business Intelligence au doigt et à l’oeil

Un article de Decision Performance Conseil, développeur de performance.

Par Jean-Joseph Henry, associé et Rémi Barralon, consultant Senior

Multiplication des supports: smartphones, tablettes ou PCs hybrides ; besoin de mixer des données numériques, des textes, images et sons ; nomadisme des managers qui se trouvent de moins en moins souvent derrière leur bureau ; tous ces changements de besoins et comportements rendent réelle la révolution de la visualisation des données, déjà annoncée depuis au moins dix ans, mais qui tardait à se mettre concrètement en œuvre.  Des comités de direction de grands groupes utilisent de plus en plus ces supports numériques pour visualiser en commun, mais chacun sur son équipement, les résultats, analyser pendant les réunions, vérifier les données (fact checking) et in fine prendre de meilleures décisions.

papier visualisation

De plus ce phénomène s’étend à tous les échelons décisionnels y compris jusqu’au niveau des responsables opérationnels sur le terrain. La demande existe, mais tous les ingrédients (données, progiciels informatiques, réseaux sécurisés,…) sont-ils prêts pour satisfaire cette demande de pilotage ? L’écosystème des éditeurs / intégrateurs / demandeurs est-il prêt à passer du WYSWYG (what you see is what you get : ce que vous voyez vous l’imprimez) au WYNTYS (when you need then you see : quand vous en avez besoin alors vous le visualisez) ?

Tel est l’objet de cet article qui indiquera les obstacles à surmonter. Dans un premier temps, nous aborderons les apports de la mobilité. Puis nous décrirons pourquoi la BI (Business Intelligence) traditionnelle ne suffit plus. Enfin, nous détaillerons les questions à se poser et  recommandations utiles à toute société désireuse de mettre en œuvre une solution de BI  mobile.

trafic par device

La BI mobile est la capacité permettant aux personnes en mobilité d’accéder à des visions pertinentes de leur activité grâce à l’analyse d’informations en utilisant des applications optimisées pour des équipements mobiles. Selon une étude Gartner, la mobilité fait partie des tendances ayant des impacts majeurs dans les entreprises dans les 4 années à venir. Selon ce cabinet, d’ici 2015, plus de 50% des managers, utilisateurs de BI (Business Intelligence qui regroupe entre autre l’analyse et le reporting) mobile, ne compteront plus que sur leurs terminaux mobiles comme source d’information. De plus, l’accès mobile aux données de pilotage fera grossir de 20% le nombre total d’utilisateurs de la BI.

La BI mobile concerne en premier lieu ceux pour qui le temps est le plus précieux : les managers exécutifs / décisionnaires.

Les apports de la mobilité

Les apports de la mobilité sont multiples :

  • L’apport le plus évident est la capacité pour les managers d’accéder d’où ils veulent et quand ils veulent aux données de pilotage de leur activité voire à d’autres informations utiles.
  • Choisir une solution de BI mobile c’est également accroître la réactivité de l’organisation et de fait, augmenter la productivité de ses utilisateurs grâce à un accès à la demande à des données plus précises.
  • Autre apport, la BI mobile est un facteur différentiant vis-à-vis de tous les acteurs économiques, à commencer par les employés qui conservent un accès direct aux chiffres de la société, ensuite vis-à-vis des clients, particulièrement dans le domaine des ventes où toutes les questions peuvent désormais trouver une réponse « au fil de l’eau ». Dans ce cas la BI mobile peut faire non plus seulement suivre, mais aussi contribuer à réaliser l’acte économique.
  • Enfin, le choix de la mobilité peut aussi être économique : les équipements mobiles étant moins chers que les PC de bureau, il peut être intéressant de les substituer pour les employés pour lesquels aucun travail d’analyse ne nécessiterait le confort d’un bureau.

Ce que la BI mobile fait que la BI traditionnelle ne fait pas

Premièrement, la BI mobile et la BI traditionnelle ont potentiellement accès aux mêmes données, mais diffèrent dans l’information restituée et sur la façon dont elle est restituée.

La BI mobile a 2 contraintes qui limitent de facto l’utilisateur en l’empêchant de traiter de grande quantité d’informations : la taille de l’écran qui ne permet pas un affichage de données équivalent et l’absence de souris. La BI mobile doit donc se concentrer sur la présentation attractive d’informations clé.

Pour conduire un travail de réflexion, un analyste doit travailler à partir de son poste de travail. Les managers ne sont pas des analystes, ils ont besoin d’informations qui soient pertinentes au regard de leur contexte et que cette information soit produite sur demande pour une prise de décision en temps réel.

tablette

Mais BI mobile ne signifie pas seulement moins d’informations. La BI mobile se différencie de la BI traditionnelle par l’enrichissement contextuel qu’elle permet en combinant des informations de la société avec celles du système opérationnel local. Ces informations contextuelles apportent la valeur ajoutée à la BI mobile, car elles lui confèrent une meilleure assistance à la prise de décision grâce à la convergence de plusieurs technologies dont notamment l’intelligence géo-décisionnelle, la cartographie intégrée, les algorithmes prédictifs intégrés sans oublier le Big Data pour les données qu’il rend accessibles.

Cette opération se fait sur le terminal mobile et suppose la combinaison de sources de données structurées et non structurées

Recommandations et erreurs à ne pas faire sur BI mobile

Une société souhaitant mettre en œuvre une solution de BI mobile doit savoir que les bénéfices escomptés ne sont pas au rendez-vous dès la première mise en œuvre. Le succès de son déploiement dépend de plusieurs paramètres pour lesquels nous pouvons faire les recommandations suivantes.

Réussir son projet BI mobile commence par la solution choisie. Pour réussir ce choix, il est recommandé de mener une mission d’aide au choix qui permettra d’exprimer le besoin, et d’étudier la faisabilité du projet en rapport avec le marché de la BI. Cette démarche permettra d’aboutir à une liste raccourcie de solutions répondant le plus possible aux contraintes exprimées. Cette analyse doit permettre d’intégrer à la réflexion des outils nouveaux bâtis dans une philosophie purement Web (ou plutôt Reporting 2.0) en plein développement en complément de solutions BI traditionnelles qui sont plutôt des adaptations web d’approches BI traditionnelles. 

Beaucoup d’autres critères peuvent entrer en considération dans le choix de la solution de BI mobile. Il existe deux catégories de solutions : les applications Web et les applications natives. Les applications Web ont pour principal avantage d’être compatibles avec tous les navigateurs Web et sont les plus efficaces pour déployer rapidement et à moindre coût une solution BI mobile au plus grand nombre. Les applications natives sont plutôt appréciées par les utilisateurs, car elles sont généralement plus simples d’utilisation et peuvent utiliser les fonctionnalités natives du terminal (GPS…).

Un autre élément à prendre en compte est l’équipement. Le fait de choisir d’utiliser la BI mobile implique une dépendance accrue aux équipements mobiles. La société peut faire le choix de fournir les terminaux ou au contraire laisser les managers utiliser leur propre matériel.

  • Il est recommandé de déployer votre projet de BI mobile sur les équipements de la société, car la standardisation apporte plus de contrôle à l’entreprise.
  • Standardiser les équipements mobiles permettra de réduire les coûts de déploiement, de maintenance, de support et d’administration.
  • A l’inverse, en laissant le personnel utiliser son propre équipement, il est recommandé d’établir une politique dédiée (MDM Mobile Device Management) afin de donner un cadre à l’utilisation des terminaux mobiles, de définir ce qu’est une utilisation acceptable, les responsabilités et pénalités.
  • Dans le choix des équipements, privilégiez les tablettes aux Smartphones pour le confort de leur écran.

La sécurité de l’information est le plus gros risque des projets de BI mobile. En rendant des données accessibles depuis chaque terminal mobile, la société prend le risque que ces données soient aspirées ou plus simplement divulguées en cas de perte de l’équipement. Plusieurs principes permettront de réduire ce risque :

  • Le premier principe consiste à stocker le moins de données possible sur le terminal mobile et quoi qu’il en soit à éviter les données les plus sensibles.
  • Les données effectivement stockées pourront être protégées par l’utilisation d’un logiciel de gestion des équipements mobiles, permettant notamment le blocage du terminal à distance.
  • Il est essentiel de sensibiliser les utilisateurs finaux aux procédures de sécurité telle par exemple la conduite à tenir en cas de perte du matériel. Les communications devront être répétées depuis la phase de conception jusqu’au déploiement afin de réduire les risques.

En synthèse, la vague de la BI mobile ne fait que commencer dans les entreprises, mais pour arriver à maturité les entreprises devront dépasser quelques habitudes ancrées dans les modes de fonctionnement de la BI traditionnelle :

  1. La BI mobile sera à la BI ce que la liseuse est au livre : c’est non seulement un changement de média, mais aussi un élargissement des possibilités : possibilité de mise à jour à tout moment de la forme même du tableau ou du graphique, enrichissement des informations avec des textes, images, liens hypertextes, etc…. et collaboration accrue entre les « lecteurs » du graphe pour partager des commentaires. Le reporting ne sera plus limité à une page A4 ou à une slide PowerPoint, mais devra trouver un espace adapté à l’efficacité souhaitée. Il ne s’agit donc pas d’une évolution, mais d’une véritable révolution dans la conception du pilotage d’activités.
  2. Ceci nécessitera de repenser les données de pilotage non plus confinées uniquement à des bases de données de chiffres, mais multiobjets, réparties, multiformes, etc… Nous pensons que ce seront les managers qui feront changer les formes de reporting actuels plus que les contrôleurs de gestion ou les « spécialistes » qu’ils soient éditeurs ou autres, mais la DSI aura ses challenges liés à la portabilité, à la sécurisation des données et des échanges.
  3. Quelques éditeurs ont annoncé la fourniture d’outils reporting 2.0, mais le vrai changement s’effectuera au niveau du design des rapports et tableaux de bord. Ils devront être plus visuels pour attirer l’œil du manager et seront en concurrence avec les autres applications de son équipement. Ils devront être plus directs et aller sans détour au problème ou à la réponse. 

Les freins sont certes encore techniques, mais seront essentiellement comportementaux au sein des sociétés, qui auront besoin d’un accompagnement pour intégrer cette technologie dans les processus de l’entreprise.

  1. Vizualizing Data, Harvard Business Review, September 2013.

Décision Performance Conseil
Société de conseil spécialisée dans la définition et la maîtrise des projets d'amélioration de la performance de l'activité et d'évolution des systèmes d'information.